Vollständige Gliederung für eine Projektdokumentation
Eine Projektdokumentation ist ein Bestandteil des Projektmanagements. Sie dient als Leitfaden und Nachweis für den Projektverlauf und erleichtert die Arbeit an Folgeprojekten.
Nachfolgend eine vollständige Gliederung wie sie standardisiert international verwendet wird:
1. Deckblatt und Titel
- Projektname
- Projektnummer (falls zutreffend)
- Verantwortliche Person(en)
- Datum der Erstellung
- Version der Dokumentation
2. Inhaltsverzeichnis
- Übersicht der Kapitel und Unterkapitel mit Seitenzahlen
3. Projekt-Zusammenfassung
- Kurzbeschreibung des Projekts
- Zielsetzung
- Wichtigste Ergebnisse
- Empfehlungen für zukünftige Projekte
4. Einleitung
- Ausgangssituation und Hintergrund
- Projektbeteiligte und Stakeholder
- Projektziele
- Relevanz des Projekts
5. Projektplanung
- Projektstrukturplan (PSP)
- Zeitplan (Gantt-Diagramm oder Meilensteinplan)
- Ressourcenplanung (Personal, Budget, Material)
- Risikomanagementplan
- Qualitätsmanagementplan
6. Projektdurchführung
- Beschreibung der einzelnen Phasen oder Arbeitspakete
- Methode und Vorgehen
- Abweichungen vom Plan (und wie sie gehandhabt wurden)
- Änderungen und deren Dokumentation (Change Requests)
7. Ergebnisse und Deliverables
- Auflistung der abgeschlossenen Arbeitspakete und Ergebnisse
- Beschreibung der gelieferten Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse
- Verweise auf relevante Dokumente oder Berichte
8. Kosten und Ressourcen
- Geplante vs. tatsächliche Kosten
- Geplante vs. tatsächliche Ressourcennutzung
- Analyse von Budgetabweichungen
9. Lessons Learned
- Was lief gut? (Best Practices)
- Was lief schlecht? (Fehler und Herausforderungen)
- Verbesserungsvorschläge für zukünftige Projekte
10. Projektabschluss
- Abnahme der Ergebnisse durch den Auftraggeber oder Stakeholder
- Übergabeprotokoll und Verantwortung für Nachbearbeitung
- Abschlussbericht
11. Dokumentenverzeichnis
- Liste aller relevanten Dokumente (Anträge, Protokolle, Berichte, etc.)
- Speichermedium und Zugriffsorte (z. B. Cloud, Laufwerke)
12. Anhänge
- Projektstrukturplan (Detailansicht)
- Zeitpläne und Diagramme
- Verträge oder Vereinbarungen
- Risikoregister
- Kommunikationspläne
- Weitere relevante Dokumente
13. Glossar
- Definition zentraler Begriffe und Abkürzungen
14. Referenzen
- Quellen und externe Ressourcen, die im Projekt verwendet wurden
15. Ansprechpartner
- Liste der beteiligten Personen
- Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon, Adresse)